Электронный кадровый документооборот в 2023 г.

Кадровый электронный документооборот (КЭД) регулируется ст. 22.1–3 ТК РФ. В марте 2023 года был установлен ряд правил, который касается кадровой документации.

Зачем нужны единые требования к формату документов?

Каждый файл имеет формат. Документ в цифровом виде — тоже файл. Ранее документацию можно были сохранять с самым разным расширением, но сейчас это строго регламентируется. Так, в Приказе Минтруда от 20.09.2022 № 578н установлены единые требования для кадровых электронных документов. Это поможет ускорить и автоматизировать проверки. Единая структура файлов позволяет госсистемам легче обрабатывать их содержимое.

Так как целью Минтруда является тщательное отслеживание нарушений законодательства в сфере труда, в будущем суды и трудовая инспекция станут запрашивать формализованные кадровые электронные документы.

Какие документы попали под единые требования?

Если документы не дублируют в бумажном формате, и они связаны с работой, то такая документация попадает под требования 2023 года. Приказ от Минтруда содержит следующие группы документов, которые разделены по тематикам: охрана труда и оплата, прием на работу, время отдыха и рабочее время, материальная ответственность, персональные данные сотрудников и др. Однако документы, созданные до марта 2023 г., переделывать не надо. Как и ту документацию, которую вообще нельзя перевести в электронный формат: журналы инструктажей (охрана труда), приказ об увольнении, акты о несчастном случае на производстве.

3 элемента КЭД

Теперь кадровый электронный документ состоит из ряда файлов:

• Содержание самого документа должно быть в PDF. К примеру, текст трудового договора, обязательства о возмещении ущерба и т. д.
• Описание, которое формируется после подписания основной части — должно быть в XML. В описании содержится информация о документации — дата создания, данные о подписи и т. д.
• В том случае, если документ подписан усиленной квалифицированной\неквалифицированной ЭП (электронной подписью), файл прикладывается в SGN.

Необязательные элементы

Выделяют еще два элемента, которые включаются в кадровый электронный документ. Однако добавляются эти файлы только при необходимости. Так, приложение к документу добавляется в любом формате, а машиночитаемая доверенность прикладывается в формате XML.

Содержание кадрового электронного документа

В приложении к Приказу № 578н есть список элементов, которые должны быть в описании КЭД. Обязательными частями документа являются — уникальный идентификатор, дата документации, версия формата данных.

В описании КЭД также указывается:

• Информация о работодателе (ИНН, ОГРН и пр.).
• Информация о документе (регистрационный номер, код, дата, наименование).
• Информация о подписании (дата документа, дата подписания, имя подписавшего), об электронной подписи (имя и размер файла) и, если есть, о машиночитаемой доверенности (имя и размер файла).
• Информация о приложении к документу (имя и размер элемента).

Описание кадрового документа автоматически формируется в XLM системами КЭДО.

На сайте Минтруда всегда размещен актуальный формат описания КЭД (предыдущая версия описания остается действительной один год — после публикации новой).

По данным сайта: kontur-extern.ru