Бюрократия, всё требуют в письменном виде. Устно передавать коллегам информацию не нужно, потому что потом кому-то может понадобиться проверить, была ли она передана.
Начальник фин.отдела - родственница учредителя. Если что-то не сделала\забыла - жаловаться ему неудобно.
Отдел персонала на аутсорсинге - сами не умеют оформлять.
У начальника отдела доставки телефон не умолкает, строевые замашки в отношении подчинённых и партнёров (гордится, рассказывает как анекдоты), за ...
Отдел персонала - аутсорсинговый. Так что оформят всё как надо.
Недалеко хорошая столовая.